ABC-Ordnung im Büro – darüber bin ich heut noch froh!
1. Legen Sie sich zunächst 5 Schütten und je nach Aufgabenmenge 20-50 Aktenhüllen (an zwei Seiten offen) zu.
2. Beschriften Sie diese 5 Schütten mit A, B, C, Ablage und Hüllen.
3. Starten Sie mit der Zuordnung Ihrer Aufgaben.
Ab sofort kommen alle zu einem Projekt (= To Do) gehörigen Unterlagen (Notizzettel nach einem Telefonat, das dazugehörige ausgedruckte Mail, eine Visitenkarte des Ansprechpartners usw. in eine Aktenhülle.
Wichtig:
- In die A-Schütte kommt nur, was Sie heute erledigen möchten.
- In die B-Schütte kommen die Projekte für den nächsten Tag.
- In die C-Schütte alles für die nächste Woche bzw. die nächsten Monate.
- In die Ablage-Schütte kommen jene Zettel, die Sie in Ordner ablegen wollen.
- Und die letzte Schütte dient zur Aufbewahrung der Aktenhüllen.
4. Nehmen Sie am Morgen alle Hüllen der A-Schütte heraus. Priorisieren Sie nun Ihre Aufgaben, widmen Sie sich dieser einen ersten Aufgabe und geben Sie alle anderen wieder in die A-Schütte. Arbeiten Sie immer nur mit einem Projekt auf Ihrem Schreibtisch, der ansonsten frei von Zetteln, Akten usw. bleiben darf.
5. Jeden Abend checken Sie die B-Schütte durch, was davon am nächsten Tag in die A-Schütte soll und was nicht.
6. Jede Woche schauen Sie die C-Schütte durch, was davon in die A- und in die B-Schütte darf.
Zu Hause arbeite ich mit einem Hängeordner und habe noch zusätzliche Fächer für EMSI, Kabarett und Lesestoff angelegt. (S. Foto) Auch einen Ideenordner können Sie anlegen.
Sobald ich ein Projekt abgeschlossen habe, wird es abgelegt oder das Zettelchen entsorgt und die leere Aktenhülle zu den Folien für die nächsten Projekte einsortiert.
Am genialsten war die Erkenntnis, dass ich alle Zettelchen, Mails, Visitenkarten usw. die zu einem Projekt gehören in einer Aktenhülle ihren Platz und nicht auf einem Haufen gestapelt liegen und sich zunehmen verzetteln.
Ein ähnliches System habe ich am Computer umgesetzt. Im Posteingang sind (meist) nur mehr jene Mails, die ich heute bearbeiten möchte. Im B-Ordner, die Aufgaben für die nächsten Tage, der C – Ordner ist mein Archiv. Ins Archiv kommt alles, was ich nicht einem Unterordner zuordnen wollte oder konnte.
Vielleicht ist Ordnung doch das halbe Leben?
Inspiriert von Gottfried Huemer.
